RAPPEL aux DIRIGEANTS DE QUELQUES OBLIGATIONS

 

Les entreprises sont soumises à un ensemble d’obligations que les dirigeants ne peuvent pas ignorer. Afin de vous accompagner dans votre rôle d’employeur et de répondre à certaines difficultés rencontrées, nous avons élaboré ce guide qui est à même d’apporter des précisions, et de vous rappeler les principales obligations que vous devez respecter. Ce guide n’étant pas exhaustif, il s’agit de règles d’ordre général.

 

Notre Cabinet se tient à votre disposition pour répondre à vos questions.

 

Nous attirons votre attention sur l’importance de ce manuel et sur le respect des indications qui y sont fournies. Le client reconnaît en avoir pris parfaite connaissance notamment dans le cadre du Devoir de Conseil et du Devoir d’Alerte du Cabinet et le consulter régulièrement (au moins tous les 3 mois) pour suivre l’actualité de ses obligations sur http://www.lefevre-audit.fr/Obligations-Chef-Entreprise

La Lettre de mission possede une annexe intitulée « Répartition des Tâches ». Le client déclare avoir parfaitement pris connaissance que NE FONT PAS PARTIE des attributions incombant au Cabinet mais au Client :

o    Les Déclarations d’Echange de Biens / de Services dans l’UE, y compris les déclarations « Guichet Unique » pour la TVA europeene

o    Les Déclarations Douanières

o    La Déclaration d’IRPP du Chef d’Entreprise ou de sa famille

o    Les Formalités annuelles au Greffe du Tribunal de Commerce

o    La Vérification de la Validité des Titres de Sejours des Salariés

 

LEGISLATION COMPTABLE & FISCALE

* Toute vente ou achat intracomunautaire (Bien ou service) doit faire l’objet d’une déclaration auprès des douanes. LE Cabinet n’assure pas cette déclaration (cf répartition tâches). Veillez à vous inscrire sur le site de la Douane et à réaliser vos déclarations mensuellement.

* FACTURATION & RECETTES

L’exploitant est tenu de délivrer une facture pour toutes ventes ou prestations de service rendues à un autre professionnel. De nombreuses mentions obligatoires doivent figurer sur une facture. En particulier lorsque l’entreprise est exonérée de TVA (exportation, franchise de base… : obligation d’indiquer certaines mentions et d’annexer preuves de l’export (dédouanement, transport) ou soumise à un taux réduit (exemple pour les travaux de rénovation dans le BTP: obligation d’annexer l’attestation du client bénéficiant du taux réduit) Rapprochez-vous du Cabinet pour connaître la réglementation en matière de facturation (notamment les éventuelles spécificités liées à votre métier) et bâtir la structure de vos factures.  La numérotation des factures doit être établie chronologiquement au fur et à mesure de l’établissement des factures et sans interruption dans la numérotation. En revanche, les professionnels n’ont pas d’obligation de délivrer une facture pour les ventes de produits aux particuliers. Cependant, une note est obligatoirement délivrée aux particuliers pour les prestations de services supérieures à 15,24 €. *

 TENUE DE LA CAISSE  et JUSTIFICATION DU DETAIL DES RECETTES - RAPPEL IMPORTANT :  VOUS AVEZ L’OBLIGATION DE POSSEDER UNE CAISSE / SYSTEME INFORMATIQUE CERTIFIE et INFALSIFIABLE pour les ventes au détail, sans quoi votre comptabilité perd toute valeur probante.  La tenue de la caisse exige donc le plus grand soin.

Modalités particulières pour les professions libérales : ils doivent tenir un livre-journal servi au jour le jour et présentant le détail de leurs recettes professionnelles (quel qu’en soit le mode d’encaissement) et de leurs dépenses professionnelles. Le livre-journal doit obligatoirement comporter, quelle que soit la profession exercée, la mention de l’identité du client, ainsi que le montant, la date et la forme du versement des honoraires. Toutefois, pour les professions astreintes au secret professionnel, l’administration admet que l’identité du client figure sur un autre document que le livre-journal, qui lui sera annexé


* LIMITATION DES PAIEMENTS en ESPECES

L’utilisation du chèque, du virement postal ou bancaire est obligatoire pour les opérations suivantes : paiements dépassant la somme de 1 100 € entre commerçants et 3 000 € avec des non commerçants ; paiements des traitements et salaires dépassant 1 500 € pour au moins un mois entier. Le fractionnement en plusieurs règlements ne permet pas d’échapper aux limites ci dessus. En cas d’infraction, la sanction est une amende fiscale égale à 5 % des sommes indûment réglées en espèces.

 

* PREPARER VOTRE BILAN

A la clôture de chaque exercice comptable, le dirigeant doit établir un inventaire de ses actifs (immobilisations, stocks, créances clients...) et de ses dettes (fournisseurs, Etat...). Un soin particulier devra être apporté à l’inventaire physique des différents stocks de l’entreprise :les marchandises, les matières premières,les produits et travaux en cours,les produits finis. Cet inventaire doit être détaillé : chaque article doit être indiqué avec ses références et les quantités en stock. Cet inventaire doit être chiffré : pour chaque article, la valeur unitaire et la valeur totale en stock doivent être mentionnées. Pour les travaux en cours (notamment Bâtiment) il doit être établi un état détaillé : référence des travaux (nom du chantier), degré d’avancement, valorisation des travaux en-cours. L’absence d’inventaire constitue un motif de rejet de comptabilité. Vous devez donc compter et évaluer vos stocks puis nous transmettre copie de votre évaluation.

 

* ADHESION à un Centre Gestion Agrée – Association Gestion Agréée

Toutes les entreprises soumises au régime BIC (artisans, commerçants, société) peuvent adhérer à un CGA. Les professions libérales peuvent adhérer à une AGA. NOUS VOUS CONSEILLONS VIVEMENT D’ADHERER A UN CENTRE ou UNE ASSOCIATION DE VOTRE CHOIX afin notamment de bénéficier d’avantages fiscaux. Attention les délais d’adhésion sont très stricts. Contactez le Cabinet pour connaître tous les renseignements utiles.

 

*CHOIX DU STATUT JURIDIQUE

Le choix d’un statut juridique (entreprise individuelle, société de capitaux, société civile….) lors de la création de votre entreprise est un choix important pour lequel le Cabinet peut vous aider. Nous attirons particulièrement votre attention sur le fait que seules les sociétés de capitaux apportent à l’exploitant la sécurisation de leur patrimoine personnel. A défaut, l’entrepreneur engage ses biens propres. La loi Dutreuil permet néanmoins de protéger votre habitation principale sous réserve d’effectuer certaines formalités.

 

LEGISLATION SOCIALE

La législation sociale évolue constamment, et le Chef d’Entreprise doit faire face à une diversité et à une complexité de textes. La Gestion du Personnel demande rigueur et organisation.

 

* EMBAUCHE D’UN SALARIE

Il convient lors de la 1ere embauche de se procurer la Convention Collective applicable à votre activité (selon votre code Ape/Naf). Celle-ci s’impose à vous.

Le Salarié doit justifier qu’ils est libre de tout engagement envers une autre entreprise (sauf temps partiel), fournir copie de sa  Carte Nationale Identité française /Passeport français, Carte Immatriculation Sécurité Sociale et ses diplômes. ATTENTION : pour les Etrangers (hors Union Européénne et Suisse) : Obligation pour l’employeur de s’assurer auprès de l’Administrations de l’existence du Titre  l’autorisant à exercer une activité salarié en France. (voir auprès de la Préfecture). Nous vous rappelons que les étrangers doivent posséder un titre de séjour les autorisant explicitement à travailler dans votre domaine d’activité. De lourdes sanctions notamment pénales répriment les employeurs employant du personnel « clandestin ». Envoyez OBLIGATOIREMENT 48 heures avant l’embauche à la préfecture par mail (le cabinet peut vous fournir l’adresse mail) le titre de séjour aux fins de validation. Pensez à contrôler le renouvellement des titres de séjour auprès de vos salariés.

 

La D.U.E. (Déclaration d’Embauche) : Cette déclaration se fait POUR TOUS LES SALARIES OBLIGATOIREMENT AVANT l’EMBAUCHE (au plus tôt 8 jours avant) auprès de l’URSSAF, par papier (document joint annéxé) ou via internet www.urssaf.fr. Nous insistons sur votre obligation de déclarer le personnel que vous employez. Attention : La plupart des contrats aidés nécessitent un strict respect de délais qui conditionnent l’octroi des avantages. Se renseigner avant l’embauche. LA PERIODE « d’ESSAI »  n’exclut pas de faire la DUE .

 

Le Contrat de Travail : Nous vous recommandons vivement de formaliser par écrit vos relations contractuelles avec votre salarié. La loi impose l’écrit pour les Contrats à Durée Déterminée, à temps partiel ou encore les Contrats d’Apprentissage. A la lecture de votre Convention Collective, il conviendra notamment de déterminer dans le contrat, la durée de l’emploi, le poste, la fonction la classification/coefficient et la rémunération de votre employé. (attention liste non exhaustive). Afin d’élaborer les futurs bulletins de salaire, vous remettrez dans les meilleurs délais au cabinet : Copie de la DUE, du contrat de travail, et éventuellement de votre demande de validation de Titre de Séjour.

 

Affiliation aux Caisses/Organismes Sociaux : La lecture de la convention Collective vous fournira les informations nécessaires quant à l’adhésion aux Organismes de retraite et de prévoyance. Nous vous rappelons que : l’affiliation aux caisses de retraite complémentaire est obligatoire pour tous les salariés (Arcco) et à une Caisse de retraite Cadre pour les Cadres (Agirc). Les Cadres doivent également adhérer à une Prévoyance Cadre Obligatoire. Certaines Conventions prévoient l’affiliation obligatoire à un régime de prévoyance et/ou à une mutuelle. (notamment Boulangerie, Pharmacie, Bâtiment, Restauration, Restauration Rapide…..) ou à une caisse de Congés Payés (Btp, transport..)

 

Médécine du Travail : Chaque embauche nécessite une visite médicale auprès de la Médecine du Travail. Il convient donc de prendre rendez-vous avant l’embauche avec le médecin du travail, qui seul peut déclarer le salarié apte à travailler. Cela necessite l’adhesion préalable à la Médecine du Travail de votre choix

 

*La VIE DU CONTRAT DE TRAVAIL

  • Obligations liées au paiement du salaire et au bulletin de paie : Le paiement du salaire doit être effectué régulièrement, au moins une fois par mois pour les salaires mensualisés. Un bulletin de salaire doit être remis à chaque échéance à tout salarié. Le salaire est quérable et non portable. Il doit être payé sur le lieux de travail et pendant les heures de travail, par chèque, virement ou espèces si inférieur à 1500E net. Afin de nous permettre d’établir les bulletins de salaire, vous devez nous transmettre, 2 à 3 jours avant les éléments variables du mois pour chaque salarié et par tout moyen écrit à votre convenance notamment heures normales, heures supplémentaires, absences, primes….

 

  • Les Maladies – Accident du Travail – Maternité : Un salarié absent dispose de 48 heures pour justifier de son absence, en fournissant un justificatif médical. En cas d’accident de travail, l’employeur doit remplir un formulaire d’Accident du Travail DANS LES 48 heures de l’accident, auprès de la caisse d’assurance maladie du salarié accidenté. Le Client se chargera également de prévenir son organisme de prévoyance et d’élaborer le dossier d’indemnisation avec ce dernier, et de manière générale de suivre administrativement les absences de ses salariés. Il conviendra de transmettre au Cabinet copie des arrêts maladie-maternité-AT et copie de l’attestation A.T. afin que nous puissions vous transmettre dans les meilleurs délais l’Attestation Employeur à remettre au salarié. Obligation d’organiser une visite de reprise auprès de la Médecine du Travail.

 

  • Congés Payés. : Mode d’acquisition : 2.5 jours ouvrables par mois ; soit 30 jours ouvrables par an ; soit 5 semaines de 6 jours ouvrables. Modalité de départ en congés : les droits à congés se cumulent sur la période de référence du 1/6/N au 31/5/N+1 (sauf BTP 1/4/N – 31/3/N+1). Ils sont effectivement pris sur la période suivante, à partir du 1/5/N+1. Les départs sont élaborés à l’initiative de l’employeur, affichées sur le lieu de travail un mois avant le premier départ. Un congés principal de 12 jours ouvrables consécutifs minimum (limité à 24 jours ouvrables consécutifs) doit être pris entre le 1/5 et le 31/10/N+1.

 

  • Les Charges Sociales : elles doivent être acquittées avant la date limite de paiement imposée par les organismes sociaux (généralement tous les trimestres : 15/4 – 15/7 – 15/10 – 15/1). On retrouve l’Urssaf, la Caisse de Retraite Salarié Arcco, la Caisse de Retraite Cadre Agirc, et selon les conventions les Caisses de Prévoyance/Mutuelle obligatoires. Ce délai est impératif : tout dépassement entraîne des pénalités ! En cas de difficultés de trésorerie envoyez le bordereau de cotisations à l’organisme, en règlant au minimum le précompte (retenues salariales). L’absence de paiement du précompte constitue un délit.

 

  • Les autres Taxes : diverses taxes sont calculées sur les sommes versées à vos salariés. Nous attirons votre attention sur trois d’entres elles dont le Cabinet n’est pas en charge. (cf tableau répartition tâche) : Participation à l’effort de construction : les entreprises dont l’effectif atteint 20 salariés sont assujetties à une participation égale à 0.45% de la masse salariale annuelle. Contribution au financement des congés individuel de formation : Taxe C.D.D : toutes les entreprises employant du personnel en contrat à durée déterminé, doivent s’acquitter annuellement d’une contribution égale à 1% de la masse salariale des CDD. Les entreprises qui ont plus de 10 salariés doivent en outre s’acquitter d’une taxe supplémentaire. Cotisation Agefiph pour les entreprises de plus de 20 salariés.

*SYNTHESE DES REGISTRES et AFFICHAGES OBLIGATOIRES

En tant qu’employeur vous avez l’obligation de tenir à jour certains registres et affichages dont voici la liste :

 

 

 

*LA FIN DU CONTRAT DE TRAVAIL

La rupture du contrat de travail est la cessation de ce contrat en dehors du cas de cessation par l’arrivée du terme. Elle peut avoir lieu à l’initiative du salarié (démission) ou à l’initiative de l’employeur (licenciement) ou des 2 (« rupture conventionnelle »), NECESSITANT UN FORMALISME PARTICULIER : une procédure écrite et une cause réelle et sérieuse pour le licenciement.  A la rupture du contrat, le salarié bénéficie des droits suivants (sauf cas paticuliers) : Le préavis Le préavis (ou délai - congé) est un délai pendant lequel le contrat de travail continue d'être exécuté moyennant rémunération, alors que l'une des parties au contrat de travail a dénoncé à l'autre sa décision de le résilier, l'indemnité de licenciement, l'indemnité de congés payés : dues si le salarié n'a pas pris tous les congés payés auxquels il a droit, l'indemnité de précarité en cas de C.D.D., la délivrance des documents de fin de contrat obligatoires. (certificat de travail, attestation-employeur « assedic », reçu pour solde de tout compte)

 

CONSERVATION DES DOCUMENTS

Les documents émis ou reçus par une entreprise, dans l’exercice de son activité, doivent être conservés pendant des durées déterminées essentiellement à des fins probatoires. Il est recommandé de conserver tous ses documents comptables (comptes annuels, grand-livre,livre-journal, factures…) sur une durée d’au moins dix ans. Pour les documents sociaux (bulletins de salaires, journaux de paie…) nous vous recommandons de les conserver à vie. (L´arrêté du 26 aout 1980 oblige les employeurs à délivrer toutes attestations utiles pour justifier les droits à la retraite). Les documents relatifs aux sociétés (statuts, registre, PV d’assemblée) : 30 ans à compter de la dissolution.